Chorwacja inspiruje – Jak napisać unikalny autoresponder na czas urlopu

Sezon letni już niebawem rozkwitnie w pełni, dlatego najlepiej już teraz zacząć planować swoje wymarzone wakacje w Chorwacji. Chcąc mieć pewność, że nikt nie będzie nam przeszkadzał podczas zasłużonego odpoczynku, należy ustawić odpowiedni autoresponder w firmowej skrzynce pocztowej.

Jeśli nie do końca mamy pomysł na to, co powinno się w nim znaleźć, przygotowaliśmy kilka wskazówek, które mogą okazać się bardzo pomocne. Dzięki nim urlop w Chorwacji pozostanie niezakłócony, a my będziemy mogli cieszyć się w pełni każdą wolną chwilą.

Za każdym razem, gdy będziemy zwiedzać kolejne urokliwe wysepki czy odkrywać starożytne miasta, próbując przy tym lokalnej kuchni i rodzimych rozrywek, z pewnością docenimy spokój jaki daje odpowiedni dystans od pracy dzięki pewnej wiadomości, którą otrzymają współpracownicy pisząc do nas kolejne maile.

Wskazówka #1: Trochę wdzięczności nie zaszkodzi

Przede wszystkim nie zapomnij podziękować nadawcy maila za skontaktowanie się z Tobą. Dobre maniery zawsze są w modzie. Jednocześnie dasz swoim pracownikom odczuć, że szanujesz ich pracę i jesteś po prostu miłą osobą

Wskazówka #2: KISS – keep it short and simple – czyli postaraj się by treść autorespondera była krótka i zrozumiała, nie zapomnij jednak dodać szczypty kreatywności!

To w pewnym sensie oczywiste, ale dobrze pamiętać tę regułę – niech Twoja wiadomość będzie krótka, ale nie nudna! Jeżeli odczuwasz silną potrzebę podzielenia się radością z urlopu w Chorwacji, żeglując wzdłuż przepięknego wybrzeża Adriatyckiego – zrób to, ale nie dodawaj już zbędnych informacji o tym, jak na przykład ciężko pracowałeś na… swoją wakacyjną rzeźbę, odmawiając sobie kolejnych smakołyków.

Twoich współpracowników zainteresuje z pewnością informacja z kim mogą kontaktować się podczas, kiedy to sączysz orzeźwiający koktajl i delektujesz się owocami morza w uroczej chorwackiej knajpce z pięknym widokiem na morze.

Wskazówka #3: Trzymaj się faktów

Koniecznie poinformuj o okresie swojej nieobecności w biurze. To cenna informacja dla Twoich współpracowników, niech wiedzą kiedy ponownie mogą spodziewać się Ciebie pełnego energii i gotowego do nowych wyzwań.

Znając datę Twojego powrotu, nie będą nękać Cię kolejnymi mailami, kiedy ty będziesz przeżywać prawdziwą chorwacką przygodę!

Wskazówka #4: Upewnij się, że masz zastępstwo na czas swojego urlopu

Kiedy w Twojej wiadomości Out Of Office podany jest kontakt do osoby, która przejęła Twoje obowiązki na czas urlopu (i uważa Cię obecnie za wroga numer jeden), lepiej upewnij się, że jest dobrze poinformowana o czekających ją obowiązkach i skrupulatnie je wypełnia.

Poinformuj innych o dodatkowym obciążeniu tej osoby, a na osłodę i w ramach podziękowania – nie zapomnij przywieźć jej chorwackich ciasteczek z urlopu! Dzięki temu dobrze przygotujesz grunt pod swój powrót.

Wskazówka #5: Poprawność gramatyczna obowiązuje także podczas urlopu

Uważaj na błędy gramatyczne i literówki. Jeżeli nie masz pewności, której formy gramatycznej powinieneś użyć w swojej wiadomości albo jak poprawnie pisze się dane słowo, pamiętaj, że ludzie nie będą traktować Cię poważnie.

Może także sugerować, że chyba nie zasłużyłeś na swoje wakacje.

Wskazówka #6: Autoresponder po angielsku

Jeżeli w naszej pracy kontaktujemy się również z osobami z innych krajów, warto, do polskiej wersji autorespondera, dorzucić wersję w danym języku, bądź chociażby treść autorespondera po angielsku.

Jeśli zamierzacie wstawić po angielsku inną treść niżeli ta zamieszona w wersji polskiej, przykłady autorespondera angielskiego znajdziecie w sieci.

Wskazówka #7: Do dna!

Już najwyższa pora – włącz swój unikalny autoresponder i wreszcie wyłącz komputer! Spakuj rzeczy i ruszaj do Chorwacji – odkryj jej niezwykłą różnorodność i nieskazitelne piękno! Cóż, wiemy, że nie wrócisz zbyt szybko…